Si alguna vegada has fet servir ChatGPT per escriure un correu, i l'endemà li has hagut de tornar a explicar "qui ets", "com vols que et respongui" i "quin to utilitzar"... aquest article és per a tu.
Anem a explicar, des de zero i sense donar res per sabut, què és un GPT personalitzat i com pots crear el teu en uns 20-30 minuts, encara que no hagis tocat mai res d'això abans.
1. Què és exactament un GPT personalitzat?
Imagina que contractes una persona nova a la teva oficina. El primer dia, li expliques: "aquí responem als clients sempre de manera educada", "fem servir aquest format per als pressupostos", "mai prometem terminis sense confirmar-los abans". A partir d'aquell moment, aquesta persona ja sap com treballar, i no necessites repetir-ho cada vegada que li demanes una tasca.
Un GPT personalitzat és exactament això, però per a una IA. És una versió de ChatGPT/Gem (Gemini) a la qual li has donat, una sola vegada, un conjunt d'instruccions fixes (com ha de parlar, què ha de fer sempre, què ha d'evitar). Després, cada vegada que el facis servir, ja "sap" com comportar-se, sense que hagis de tornar a explicar-li-ho.
A la pràctica, un GPT personalitzat es compon de tres peces:
- Instruccions fixes (el que en direm "prompt de sistema"): el rol, l'estil, les normes.
- Documents de suport (la "base de coneixement"): informació concreta del teu negoci que pot consultar.
- L'encàrrec del dia (el que en direm "prompt d'usuari"): la tasca concreta que li demanes cada vegada.
2. La idea més important: sistema vs. usuari
Aquesta és, probablement, la diferència que més costa d'entendre al principi, així que anem a poc a poc.
Quan parles amb un GPT personalitzat, en realitat li estàs donant informació en dos nivells diferents:
- Prompt de SISTEMA: són les normes fixes. Es configuren una sola vegada, en crear el GPT, i no canvien cada dia. Aquí defineixes coses com "ets un assistent d'atenció al client", "respon sempre en català", "mai t'inventis dades que no et donin".
- Prompt d'USUARI: és el que escrius cada vegada que fas servir el GPT, l'encàrrec concret d'aquell moment. Per exemple: "escriu-me un correu per al client David, que es queixa que la seva comanda arriba tard".
Una forma senzilla de recordar-ho: el sistema defineix "com treballa" i l'usuari defineix "què vol avui".
Exemple real
Imagina que vols un GPT que redacti correus pel teu negoci.
Prompt de sistema (s'inscriu un cop, en crear el GPT):
ROL: Ets un assistent d'atenció al client d'una petita empresa.
OBJECTIU: Escriure correus clars, educats i que resolguin el problema, en català.
RESTRICCIONS:
- No prometis res que no estigui confirmat en el missatge de l'usuari.
- Si falta una dada important (número de comanda, data, import), pregunta-la abans d'escriure el correu.
FORMAT:
- Torna el resultat en aquest ordre: Assumpte, Cos del correu, i 2-3 maneres diferents de tancar-lo.
Prompt d'usuari (l'escrius cada vegada que necessites alguna cosa):
CONTEXT:
Client enfadat perquè la comanda arriba tard. Vol cancel·lar-la.
Dades: Comanda #A-1844, enviada fa 3 dies, transportista X.
Podem oferir devolució o reenviament urgent.
3. Mans a l'obra: crear el teu primer GPT pas a pas
Anem a construir-ne un de senzill, pensat per respondre correus d'atenció al client. Pots adaptar els mateixos passos a qualsevol altra tasca repetitiva del teu negoci (resumir reunions, redactar pressupostos, etc.).
Pas 1: dona-li un nom i una descripció clars
No és un detall menor. Si tens diversos GPTs creats, d'aquí a uns mesos no recordaràs què fa cadascun si els anomenes "Assistent 1" i "Assistent 2". Fes servir noms que descriguin la tasca: per exemple, "Assistent de Correus - Atenció al Client".
Pas 2: escriu el prompt de sistema
Aquí tens una plantilla base que pots copiar i adaptar al teu cas, canviant només el que està entre claudàtors:
ROL: Ets un [el teu rol, per exemple "un assistent d'atenció al client"] que treballa per a [el teu tipus de negoci].
OBJECTIU: Lliurar respostes que es puguin copiar i fer servir directament, sense retocar-les.
MÈTODE:
1) Si falta informació important, fes com a màxim 3 preguntes curtes abans de respondre.
2) Si ja tens prou informació, respon directament.
3) Prioritza la claredat: fes servir llistes i estructures fàcils de llegir.
RESTRICCIONS:
- No t'inventis dades. Si falta alguna cosa, escriu "Dada pendent".
- No escriguis textos molt llargs si no t'ho demanen.
FORMAT PER DEFECTE:
- Si no s'indica el contrari, respon en Markdown, amb títols i llistes.
Pas 3: afegeix una base de coneixement (opcional, però molt potent)
La base de coneixement és simplement un conjunt de documents teus que el GPT pot consultar abans de respondre. Pensa-hi com si donessis el manual de l'empresa al teu nou empleat el primer dia, en comptes d'esperar que s'ho vagi inventant.
Funciona especialment bé amb:
| Tipus de document | Exemple |
|---|---|
| Processos interns | "Com fem les devolucions", "Protocol de reclamacions" |
| Plantilles | Models de correus, pressupostos, actes de reunió |
| Guia d'estil | To de la marca, paraules que no s'han de fer servir, signatura corporativa |
| Fitxes de producte o servei | Preus, condicions, característiques |
Bones pràctiques en preparar aquests documents:
- Un tema per document, amb un títol clar. No barregis "com fer devolucions" y "preus" en el mateix arxiu.
- Fes servir apartats visibles: PAS 1, PAS 2, EXEMPLES, ERRORS FREQÜENTS.
- Evita pujar PDFs escanejats amb mala qualitat de text; funciona molt millor un document de text editable (Markdown-MD, o fins i tot un `.txt`).
Pas 4: afegeix "iniciadors de conversa"
Són simplement botons d'accés ràpid que apareixen quan obres el GPT, per no haver d'escriure l'encàrrec des de zero cada vegada. Per exemple, per al nostre assistent de correus:
- Escriu-me un correu de resposta a un client enfadat.
- Resumeix aquesta reunió i fes-me una taula de tasques amb responsables.
- Converteix aquest text en un resum de 5 punts.
- Mostra'm ajuda per saber com funciona aquest GPT.
No cal que siguin perfectes ni cobrir tots els casos possibles. El millor és identificar les 3-5 tasques que més es repetiran i convertir-les en accessos directes.
A més, en el prompt de sistema pots definir què ha de fer el GPT quan l'usuari premi cada iniciador. Per exemple, pots indicar-li que sol·liciti la informació necessària abans de respondre: documents adjunts, nom del client, producte o servei relacionat, historial de correus, context de la situació, etc.
D'aquesta manera, els iniciadors no només serveixen com a accessos ràpids, sinó també com una guia perquè l'usuari proporcioni al GPT les dades necessàries i obtingui millors resultats.
4. I les "accions"? ... sense complicar-nos:
És possible que hagis vist, en configurar un GPT, una opció anomenada Accions. En poques paraules: mentre que un GPT normal només pot escriure't una resposta, un GPT amb accions pot, a més, connectar-se a altres programes per fer coses per tu — per exemple, crear un esborrany de correu directament, o consultar una base de dades.
És una funció més avanzada i no la necessites per al teu primer GPT. Queda't amb la idea que existeix, i que la diferència és aquesta:
- Sense accions: la IA et diu què faries tu (manual, tu copies i pegues).
- Amb accions: la IA pot executar directament una part del procés en una altra eina (semiautomàtic).
Si en el futur fas aquest pas, una norma de seguretat que convé aplicar sempre: que una persona ho revisi abans que s'enviï un correu, es publiqui alguna cosa o es facturi, y donar només els permisos estrictament necessaris.
5. Prova'l amb un cas real
Abans de donar per acabat el teu GPT, fes aquesta prova senzilla: agafa un cas real que hagis gestionat la setmana passada (un correu que vas escriure, una reunió que vas resumir) i demana-li al GPT tal com ho faries amb un company de feina. Compara el resultat amb el que vas fer tu manualment.
Si el resultat no és del tot el que esperaves, no passa res: torna al prompt de sistema i ajusta la frase concreta que ha fallat. És exactament el mateix procés que seguiries explicant-li una cosa per segona vegada a una persona nova a l'equip.
6. El que hem après
- Què és un GPT personalitzat: instruccions fixes + documents de suport + l'encàrrec del dia.
- La diferència clau entre el prompt de sistema (es configura una vegada) i el prompt d'usuari (canvia cada vegada).
- Com escriure una primera plantilla de prompt de sistema, pas a pas.
- Què és la base de coneixement i com preparar bons documents per a ella.
- Què són els iniciadors de conversa i les accions, sense entrar encara en detalls avançats.
Amb això ja tens tot el necessari per crear el teu primer GPT personalitzat i començar a estalviar-te l'haver de "explicar-ho tot una altra vegada" cada dia. En un proper article veurem com fer un pas més: fer servir modificadors tipus `/formal` o `/curt` per controlar el resultat sense reescriure el prompt cada vegada, i com demanar la sortida en taula o en JSON per connectar el resultat amb altres eines.
Article elaborat a partir de material real de formació impartit a Girtual (Llagostera, Girona).