Cómo crear tu primer GPT personalizado (guía para principiantes)

Si alguna vez has usado ChatGPT para escribir un correo, y al día siguiente has tenido que volver a explicarle "quién eres", "cómo quieres que te responda" y "qué tono usar"... este artículo es para ti.

Vamos a explicar, desde cero y sin dar nada por sabido, qué es un GPT personalizado y cómo puedes crear el tuyo en unos 20-30 minutos, aunque nunca hayas tocado nada de esto antes.

1. ¿Qué es exactamente un GPT personalizado?

Imagina que contratas a una persona nueva en tu oficina. El primer día, le explicas: "aquí respondemos a los clientes siempre de forma educada", "usamos este formato para los presupuestos", "nunca prometemos plazos sin confirmarlos antes". A partir de ese momento, esa persona ya sabe cómo trabajar, y no necesitas repetírselo cada vez que le pides una tarea.

Un GPT personalizado es exactamente eso, pero para una IA: es una versión de ChatGPT/Gem (Gemini) a la que le has dado, una sola vez, un conjunto de instrucciones fijas (cómo debe hablar, qué debe hacer siempre, qué debe evitar). Después, cada vez que lo uses, ya "sabe" cómo comportarse, sin que tengas que volver a explicárselo.

En la práctica, un GPT personalizado se compone de tres piezas:

1. Instrucciones fijas (lo que llamaremos "prompt de sistema"): el rol, el estilo, las normas.
2. Documentos de apoyo (la "base de conocimiento"): información concreta de tu negocio que puede consultar.
3. El encargo del día (lo que llamaremos "prompt de usuario"): la tarea concreta que le pides cada vez.

2. La idea más importante: sistema vs. usuario

Esta es, probablemente, la diferencia que más cuesta entender al principio, así que vamos despacio.

Cuando hablas con un GPT personalizado, en realidad le estás dando información en dos niveles distintos:

• Prompt de SISTEMA: son las normas fijas. Se configuran una sola vez, al crear el GPT, y no cambian cada día. Aquí defines cosas como "eres un asistente de atención al cliente", "responde siempre en español", "nunca inventes datos que no te den".
• Prompt de USUARIO: es lo que escribes cada vez que usas el GPT, el encargo concreto de ese momento. Por ejemplo: "escríbeme un correo para el cliente David, que se queja de que su pedido llega tarde".

Una forma sencilla de recordarlo: el sistema define "cómo trabaja" y el usuario define "qué quiere hoy".

Ejemplo real

Imagina que quieres un GPT que redacte correos para tu negocio.

Prompt de sistema (se escribe una vez, al crear el GPT):

ROL: Eres un asistente de atención al cliente de una pequeña empresa.
OBJETIVO: Escribir correos claros, educados y que resuelvan el problema, en español.
RESTRICCIONES:
- No prometas nada que no esté confirmado en el mensaje del usuario.
- Si falta un dato importante (número de pedido, fecha, importe), pregúntalo antes de escribir el correo.
FORMATO:
- Devuelve el resultado en este orden: Asunto, Cuerpo del correo, y 2-3 formas distintas de cerrarlo.

Prompt de usuario (lo escribes cada vez que necesitas algo):

CONTEXTO:
Cliente enfadado porque el pedido llega tarde. Quiere cancelarlo.
Datos: Pedido #A-1844, enviado hace 3 días, transportista X.
Podemos ofrecer devolución o reenvío urgente.

3. Manos a la obra: crear tu primer GPT paso a paso

Vamos a construir uno sencillo, pensado para responder correos de atención al cliente. Puedes adaptar los mismos pasos a cualquier otra tarea repetitiva de tu negocio (resumir reuniones, redactar presupuestos, etc.).

Paso 1: dale un nombre y una descripción claros

No es un detalle menor. Si tienes varios GPTs creados, dentro de unos meses no recordarás qué hace cada uno si los llamas "Asistente 1" y "Asistente 2". Usa nombres que describan la tarea: por ejemplo, "Asistente de Correos - Atención al Cliente".

Paso 2: escribe el prompt de sistema

Aquí tienes una plantilla base que puedes copiar y adaptar a tu caso, cambiando solo lo que está entre corchetes:

ROL: Eres un [tu rol, por ejemplo "un asistente de atención al cliente"] que trabaja para [tu tipo de negocio].
OBJETIVO: Entregar respuestas que se puedan copiar y usar directamente, sin retocarlas.
MÉTODO:
1) Si falta información importante, haz como máximo 3 preguntas cortas antes de responder.
2) Si ya tienes suficiente información, responde directamente.
3) Prioriza la claridad: usa listas y estructuras fáciles de leer.
RESTRICCIONES:
- No inventes datos. Si falta algo, escribe "Dato pendiente".
- No escribas textos muy largos si no te lo piden.
FORMATO POR DEFECTO:
- Si no se indica lo contrario, responde en Markdown, con títulos y listas.

Paso 3: añade una base de conocimiento (opcional, pero muy potente)

La base de conocimiento es simplemente un conjunto de documentos tuyos que el GPT puede consultar antes de responder. Piensa en ello como darle a tu nuevo empleado el manual de la empresa el primer día, en vez de esperar a que se lo vaya inventando.

Funciona especialmente bien con:

Buenas prácticas al preparar estos documentos:

• Un tema por documento, con un título claro. No mezcles "cómo hacer devoluciones" y "precios" en el mismo archivo.
• Usa apartados visibles: PASO 1, PASO 2, EJEMPLOS, ERRORES FRECUENTES.
• Evita subir PDFs escaneados con mala calidad de texto; funciona mucho mejor un documento de texto editable (Markdown-MD, o incluso un `.txt`).

Paso 4: añade "iniciadores de conversación"

Son simplemente botones de acceso rápido que aparecen cuando abres el GPT, para no tener que escribir el encargo desde cero cada vez. Por ejemplo, para nuestro asistente de correos:

• Escríbeme un correo de respuesta a un cliente enfadado.
• Resume esta reunión y hazme una tabla de tareas con responsables.
• Convierte este texto en un resumen de 5 puntos.
• Muéstrame ayuda para saber cómo funciona este GPT.

No es necesario que sean perfectos ni cubrir todos los casos posibles. Lo ideal es identificar las 3-5 tareas que más se repetirán y convertirlas en accesos directos.

Además, en el prompt de sistema puedes definir qué debe hacer el GPT cuando el usuario pulse cada iniciador. Por ejemplo, puedes indicarle que solicite la información necesaria antes de responder: documentos adjuntos, nombre del cliente, producto o servicio relacionado, historial de correos, contexto de la situación, etc.

De esta forma, los iniciadores no solo sirven como accesos rápidos, sino también como una guía para que el usuario proporcione al GPT los datos necesarios y obtenga mejores resultados.

4. ¿Y las "acciones"? ... sin complicarnos:

Es posible que hayas visto, al configurar un GPT, una opción llamada Acciones. En pocas palabras: mientras que un GPT normal solo puede escribirte una respuesta, un GPT con acciones puede, además, conectarse a otros programas para hacer cosas por ti — por ejemplo, crear un borrador de correo directamente, o consultar una base de datos.

Es una función más avanzada y no la necesitas para tu primer GPT. Quédate con la idea de que existe, y que la diferencia es esta:

• Sin acciones: la IA te dice qué harías tú (manual, tú copias y pegas).
• Con acciones: la IA puede ejecutar directamente una parte del proceso en otra herramienta (semi-automático).

Si en el futuro das ese paso, una norma de seguridad que conviene aplicar siempre: que una persona revise antes de que se envíe un correo, se publique algo o se facture, y dar solo los permisos estrictamente necesarios.

5. Pruébalo con un caso real

Antes de dar por terminado tu GPT, haz esta prueba sencilla: coge un caso real que hayas gestionado la semana pasada (un correo que escribiste, una reunión que resumiste) y pídeselo al GPT tal como lo harías con un compañero de trabajo. Compara el resultado con lo que hiciste tú manualmente.

Si el resultado no es del todo el que esperabas, no pasa nada: vuelve al prompt de sistema y ajusta la frase concreta que ha fallado. Es exactamente el mismo proceso que seguirías explicándole algo por segunda vez a una persona nueva en el equipo.

6. Lo que hemos aprendido

• Qué es un GPT personalizado: instrucciones fijas + documentos de apoyo + el encargo del día.
• La diferencia clave entre el prompt de sistema (se configura una vez) y el prompt de usuario (cambia cada vez).
• Cómo escribir una primera plantilla de prompt de sistema, paso a paso.
• Qué es la base de conocimiento y cómo preparar buenos documentos para ella.
• Qué son los iniciadores de conversación y las acciones, sin entrar todavía en detalles avanzados.

Con esto ya tienes todo lo necesario para crear tu primer GPT personalizado y empezar a ahorrarte el "tener que explicarlo todo otra vez" cada día. En un próximo artículo veremos cómo dar un paso más: usar modificadores tipo `/formal` o `/corto` para controlar el resultado sin reescribir el prompt cada vez, y cómo pedir la salida en tabla o en JSON para conectar el resultado con otras herramientas.